Kostnaderna ökar och budgeten minskar



Under de gångna åren har de flesta organisationer i Sverige drabbats ekonomiskt av den ökande inflationen och höjda energikostnader. Vi lider också av sviterna efter pandemin.

Många ansvariga inom offentlig sektor ser sina budgetar nedskurna. Hur löser de detta?

Andris Zvejnieks och Lilian Klasson, som är seniora partners på Stratvise och har lång erfarenhet av ge råd till ledare i sina verksamheter, har en dialog om hur man kan göra det på bästa sätt.


Lilian:

Vad görs? Oftast letar men efter sina borttappade nycklar i gatlyktans sken, inte i mörkret….

Många ser sig tvungna att lösa detta genom att organisera om, minska antalet medarbetare och antalet kvadratmeter av kontorsyta – eftersom dessa oftast är de största budgetposterna på kostnadssidan.

Tyvärr görs detta ibland utan att man förutser konsekvenserna av handlandet.


Andris:

Ja, ibland lurar vi oss själv genom att rationalisera bort sådant som bidrar till en samarbetskultur. Kostnaden blir egentligen större än vinsten om man till exempel tar bort den uppskattade fruktkorgen. Signalvärdet kulturellt blir så negativt och medarbetarna känner sig nedvärderade.

Vad vore ett bättre sätt?

Lilian:

Att gå igenom och analysera vad som ger de lägsta kostnaderna, högsta intäkterna, bästa effektiviteten utan att minska kvaliteten i leveranserna till de som är verksamhetens intressenter, det vill säga medborgare, besökare, brukare men i första hand medarbetare.

Genom att samla rätt kunskap för att analysera vilka åtgärder som behövs för att minimera förluster i form av kompetens, erfarenheter och energi kan vi fatta faktabaserat beslut om vad som ska prioriteras utifrån såväl kostnadseffektivt, kvalitativt som hållbart perspektiv.

Några tips för att lyckas med realiseringen av verksamhetsnyttan

Genom att

  1. Utse en ansvarig för analys, genomförande med många delmål och uppföljning av nyttorealisering, den som brukar kallas för en hemtagningsledare. Som beslutar om ett realistiskt och tydligt mål, som förankrar och följer upp.
  2. Involvera personer med rätt kunskap i identifiering och värdering av kostnader och nyttor.
  3. Utgå, så långt det är möjligt, från reella siffror. Använd helst inte schabloner. Hantera osäkerheter med hjälp av känslighetsanalyser och aktiv riskhantering.
  4. Agera förändringsledare genom att tydligt hantera och kommunicera vad som är kostnadsbärare och plan för avvecklingen av medarbetare, lokaler med mera.
  5. Fira framgångar – även vid varje uppnått delmål.


Andris:

Jag håller med om att det är en bra checklista. Men kan man verkligen mäta allt? Kvalitet i ett utvecklingsarbete skapas ofta i en process som är saklig, rationell och samtidigt i viss mån intuitiv. Den intuitiva förmågan utvecklas genom att vi nyfiket lyssnar på varandras perspektiv, går ifrån och reflekterar (kanske gör något helt annat ett tag) och så återvänder till dialogen med nya insikter och perspektiv. Plötsligt ser man lösningarna som nyss var osynliga.

Detta kan i ett strikt nyttoperspektiv uppfattas som ineffektivitet och slöseri med tid och pengar. Eller?

Lilian:

Det går att mäta nästan allt! Runar Brännlund, professor i nationalekonomi vid Handelshögskolan i Umeå, har till exempel räknat ut ett värde för hela norra Norrland.

Han tog fram värdet av allt som producerats i Norrbotten och Västerbotten det aktuella året. Det finns ju mycket som har ett värde men inte omsätts på en marknad. Om vi avverkar skogen så får vi en intäkt med virket samtidigt som vi förlorar möjligheten att gå på en fin skogspromenad. Sen måste man ta med i beräkningen att om LKAB plockar upp ett ton malm ur marken så kan vi inte ta upp samma ton nästa år.

Och vad blev prislappen?

– Nio tusen fyra hundra femtiofem miljarder (9 455 000 000 000) kronor.


Kontakta oss om du vill veta mer!



Utöver nyttoanalyser hjälper vi på Stratvise gärna till med andra typer av analyser till exempel för

  • Nu- och nyläges-, gapanalyser
  • Strategi
  • Konsekvensanalyser
  • Kompetensanalyser
  • Intressentanalyser
  • Hållbarhetsanalyser
  • Säkerhetsanalyser
  • Värderingsanalyser
  • Riskanalyser
  • Konsekvensanalyser
  • Mognadsanalyser