Många av våra kunder lider av att ha för många system som i princip stödjer samma verksamhetsbehov.

Att de hamnat i den situationen kan ha många orsaker, till exempel dålig styrning eller uppköp eller sammanslagningar med andra organisationer. Det hämmar den digitala utvecklingen och ger en komplex, svåröverblickbar system- och infrastrukturkarta, vilket i sin tur binder resurser (i form av teknik och kompetens samt kostar pengar). 

Ett exempel kan vara ett ärendehanteringssystem som inte kan användas för alla typer av ärenden. Ett annat exempel är då en försäkringsverksamhet har flera försäkringssystem, som en följd av företagsfusioner. 

Det finns förstås lägen då verksamheten är tvungen att ha flera system som hanterar samma eller liknande information, exempelvis då det finns lokala regelverk och lagar som kräver specifika lösningar. 

Observera att standardisering inte betyder att man ska ha ett system som klarar allt! Däremot ska man undvika dubblerande funktioner.

Det är inte så ovanligt att en verksamhet har två eller flera system med, i grunden, samma funktioner. Till exempel två fastighetssystem där man använder olika delar av systemet beroende på vad som ger bäst stöd för en specifik funktion. Det kan vara bra för en enskild medarbetare, men det kan försvåra integration och kräver ytterligare teknisk kompetens.  

En bra målsättning för standardisering är en enhetlig systemplattform, där inga system har överlappande funktioner.  

Tips för steg vid standardisering:

  • Klarlägg hela din system- och infrastruktur, satsa resurser på att ensa din systemflora, ta bort dubbletter, men kom ihåg att ett system är ett stöd, inte lösning på allt.
  • Använd integrationsmotorer för att utbyta information mellan de system du har kvar. Bygg inte fast dig systemspecifika kopplingar som är svåra att ersätta om du i framtiden vill byta ut något av dina system.
  • Satsa på ett datalager med Business Intelligence, BI,-funktionalitet, för att samla nödvändigt data från dina system. I detta datalager kan verksamheten få fram den information som behöves och sammanställa från alla kvarvarande system.   

Hur ska vi tänka om lösningar för verksamhet i hela Sverige? 
Det återkommer jag till i ett inlägg på torsdag.

Olle Klasson, partner i Stratvise